1、科主任高度重视病历质量，指定主任助理专人负责
    教授、病历和图书馆是老协和的三件宝。记载整个医疗过程的病历，不仅反映着个体病例的诊疗过程，同时也记载了医学诊断、治疗技术的进步，在一代代医疗工作者中传承着宝贵的临床经验。
    基本外科历来高度重视病历质量，历任主任都强调病历记载的真实性、完整性，将病历质量管理作为临床工作的重要内容，委派专人负责。这项制度安排始于赵玉沛教授任基本外科主任期间，走在全院各科室的前列。当时科内由马恩陵教授负责病历质量管理工作，主要负责与病案室沟通联系，每月通报终末病历质量检查情况，对终末病历的质量提出高的要求，目标是杜绝乙级和丙级病历。马恩陵教授主持制定了明确的惩罚措施，对出现乙级和丙级病历的病房主管医生予以科内批评和罚款。这些措施施行后，基本外科终末病历质量明显提高。
    邱辉忠教授接任基本外科主任后，延续了由一名科秘书专人负责病历质量管理的架构，并且将加强病历质量管理工作作为提高医疗工作质量、防范医疗风险的重要内容来抓，多次请医务处医患关系办公室工作人员来科内讲课，使科内每一位医生了解病历质量对于防范医疗纠纷的重要性。邱主任还亲自主持建立健全了科内病历管理的规章制度，并强调加强与病案室、医务处的沟通，负责病历质量的科主任助理经常性走访病案室和医务处质控办，及时了解病历中经常出现、带有普遍性的缺陷或错误，及时了解经常出错的病历书写医师，分析原因，有针对性地给予纠正；及时了解医院对病历质量管理的新动向、新要求，力求跟上医院管理工作的要求，务求做到最好。
    2、科室内相关规章制度完善，责任明确
    2004年9月，邱辉忠主任亲自主持制定了《基本外科病历管理奖惩办法》，并分别于2009年5月和2010年3月做了修订。新修定的奖惩办法明确病历质量管理由病房主治医师负主要责任，将病历书写中的各个环节细化，明确责任，制定详细的奖励和惩罚措施。奖惩办法改变过去单纯罚款的作法，做到有奖有罚，先奖后罚，提高病房主治医师的奖金水平，在此基础上有错必罚，这些措施有力地调动了病房主治医师的工作积极性。
    随着医务处将病历质量管理工作重点转向运行病历质量检查，基本外科积极配合执行医院的要求，由负责病历质量管理的科主任助理专门负责组织实施科内运行病历的自查工作，将运行病历自查工作制度化。为了提高病房主管医生管好病历质量的主动性，每次自查工作由科主任助理牵头，每个病房派出一名主治医师参加，这样既使自查工作公正透明，又可以将检查中遇到的问题及时传达到各个病房。
    3、开展科内运行病历自查，病历质量每月讲每周查
    每月一次组织科内运行病历自查。当出现问题较多时，增加自查的频率，最多时每周检查一次。每周在科内大查房时通报上周检查情况，对病历有缺陷的当事人提出批评，绷紧了严格管理的弦。根据运行病历自查情况，将较普遍的缺陷或错误重点提出。2012年按照医务处的部署，科室重点检查病历拷贝的情况，10月份每周都进行病历自查，每周通报自查情况。此举使科内病历拷贝的现象大为减少。